Renovación Tecnológica

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A la hora de responder a una solicitud de un cliente sobre la renovación de su parque de impresión, hay unos datos fundamentales a partir de los cuales hay que construir la propuesta: el inventario de equipos de impresión existentes, su antigüedad, su uso, su estado, usuarios que disfrutan de su uso, volúmenes de trabajo, coberturas… Estos datos suelen obtenerse de dos formas, mayoritariamente: o es un trabajo que se ve obligado a realizar el propio cliente o, si no considera que ello vulnera su seguridad o complica la selección posterior del proveedor, permite q uno o varios de los aspirantes lo realicen con sus propios medios.

El listado de datos a conseguir y los procedimiento a utilizar son muy diversos. Aún realizando con dedicación y acierto un buen análisis del momento preciso en el que se desea realizar una renovación tecnológica del parque de impresión, las empresas son entidades vivas y su dinámica es un factor a tener en cuenta. Cambios de tamaño, tipos de cliente, número de empleados, división en departamentos, aplicación y software, política medioambiental… son algunos de los ejemplos que, de forma brusca o progresiva, afectan seriamente a que la elección de un parque de impresoras, aún habiendo sido correcto, se mantenga en vigor como idóneo pasado un cierto tiempo.

Una práctica habitual es dejar la repetición del análisis y la decisión sobre cómo adecuar su oferta a la nueva realidad de la empresa,“al siguiente proveedor”, cuando la duración de la amortización, renting o servicio actual del parque de impresión haya terminado. Sin duda tanto fabricantes como integradores y distribuidores tienen formación y han ido adquiriendo con el paso de los años una experiencia suficiente para realizar estos análisis y sugerir ciertas mejoras periódicamente al cliente, pero entretanto, ¿cuánto dinero se ha malgastado? ¿cuántas incidencias se podían haber evitado? ¿cuánto se ha deteriorado la satisfacción de los usuarios con su parque de impresión? ¿se eligió bien la duración de los servicios anteriores? ¿hay que cambiar esa duración para el contrato siguiente?

El cliente tiene también en cuenta que incluso obrando con la mayor profesionalidad, tanto fabricantes como distribuidores e integradores son empresas con sus propios objetivos, y éstos marcan su trabajo comercial y su enfoque técnico. Por ello diferentes empresas aportan soluciones muy diferentes a una misma situación de un cliente. Cierres fiscales, lanzamiento de producto, políticas de incremento de cuota de mercado, necesidad de mejora de margen, reducciones de plantilla, cambios de directivas… son motivaciones conocidas para cambiar estrategias e incluso ofertas comerciales. Siendo todo ello respetable y parte de las reglas del juego, se hace innegable la utilidad de disponer para uso propio y ofrecer para uso del cliente, herramientas independientes para la toma de los datos más importantes y más variables.

La monitorización independiente y multimarca es la fuente más idónea y constante de datos objetivos para la confirmación del inventario, la captura de volúmenes, coberturas… de forma dinámica a lo largo de un periodo de preventa, auditoría, assessment… y de un servicio en producción. Es enormemente útil tanto si quien la utiliza es el distribuidor, para ajustar su servicio a las necesidades cambiantes del cliente, aportando valor e incrementando su satisfacción, como si es el propio cliente el que es capaz de observar sus cambios de hábitos y decidir si revertirlos o pedir a sus proveedores que se ajusten.

Con esos datos, capturados de forma independiente y continua, se podrá abordar de forma consensuada y coordinadamente entre el proveedor y el cliente alguna de estas tres estrategias de renovación tecnológica. Todas ellas son válidas, tienen sus ventajas e inconvenientes y por tanto su elección dependerá de la situación y momento concretos, siendo además perfectamente posible alternarlas dentro de la dinámica de la empresa:
En próximos artículos entraremos en los detalles de dichas estrategias.
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