Optimización

optimizacion
Es común en los tiempos que corren, y correcto independientemente de ello, evaluar los gastos relacionados con impresión, intentar controlarlos e incluso reducirlos. Se trata quizá de uno de los ámbitos de las infraestructuras en las que dicha cuenta es más compleja, al estar implicados aspectos tan diversos, gestionados habitualmente también por diversos departamentos, como la adquisición de los equipos, su amortización, el mantenimiento, los toners, las piezas, las instalaciones, las reubicaciones… siendo, varios de estos aspectos, variables en función del uso.

Con los cálculos hechos, con mayor o menor precisión por su complejidad, en la inmensa mayoría de los casos la herramienta de control del gasto consiste en repetir el análisis con cierta frecuencia, y pedir precios más bajos a los proveedores habituales o buscar proveedores nuevos más baratos. Sin entrar en lo oportuno de estas medidas, Pulsar Technologies está en disposición de garantizar que hay medidas alternativas, y con frecuencia más eficientes y efectivas, para lograr los objetivos arriba mencionados.

Este es el tercer uso de nuestras herramientas que esta colección de artículos va a detallar.

DATOS PARA LA OPTIMIZACIÓN DEL PARQUE Y SU USO
Cualquier responsable de compras o de ventas es consciente del esfuerzo que se necesita, tanto en la negociación como en el ajuste de los costes, para conseguir por ejemplo un 20% en un determinado equipamiento. Los márgenes del sector IT no son tales como para permitir esos esfuerzos, y las exigencias de calidad y servicio tampoco permiten fácilmente las reducciones de márgenes que ello implica.

Sin embargo, es constante la aparición de artículos y análisis que explican cómo se consigue reducir el volumen de impresión en las empresas a través de la mejora de la cultura medioambiental de la empresa, de la aplicación de políticas de impresión o de la instalación de ciertas aplicaciones en porcentajes mucho mayores. Esta es, sin duda, la primera medida que las empresas que lo deseen podrían aplicar, sin que ello implique en la mayoría de los casos la utilización de recursos ajenos ni inversión alguna.

En caso de ser necesario acelerar o simplificar ese cambio cultural, pueden implantarse soluciones de contabilización de páginas por puesto y reglas de impresión que ayudan técnicamente a evitar casos como los siguientes:

impresiones innecesarias
impresión de documentos en color sin ser ello necesario
impresión de documentos en color de forma inadvertida
impresiones duplicadas por descuido
impresiones por el equipo inadecuado por sus prestaciones o características
impresiones de calidad siendo suficiente modo económico o borrador
impresiones a simple cara siendo adecuada la doble cara
impresiones a toda página siendo adecuado imprimir a dos páginas por hoja

Dependiendo del volumen de páginas, número de usuarios y número de equipos de impresión, es posible evaluar el plazo de retorno de la inversión de dichas soluciones de contabilización y aplicación de reglas de impresión. Pulsar Technologies tiene la capacitación y la experiencia suficiente como para asesorar en esta tarea, e incluso para recomendar a los distribuidores e integradores de equipos de impresión unos u otras de las soluciones existentes en el mercado según sean necesarias o no las opciones más exigentes o complejas. A partir de ese punto de retorno de la inversión, los ahorros son indudables, tanto en la adecuación del uso de los equipos, como en otros parámetros cuyo análisis sale a la luz al realizar estos cálculos:

adecuación del número de equipos al número de usuarios

adecuación del tipo de los equipos al tipo de documentos

adecuación del número y tipo de equipos al volumen de páginas

Y al respecto de la adecuación de los equipos al uso que se les da, hay aún un parámetro fundamental no tenido aún en cuenta: el precio de la impresión. El cálculo de este precio de la impresión es otra operación compleja y hay diferentes métodos que se adaptan a las diferentes sensibilidades sobre las partidas implicadas y antes mencionadas: equipos, amortización,consumibles, mantenimiento… pero sea cual sea el resultado numérico, la evidencia es que cada equipo de impresión tiene un precio de impresión diferente.

Este es el punto en el que los clientes encontrarán la mayor fuente de ahorros posible. Imprimir por un equipo puede costar el doble que imprimir por otro que ofrece resultados similares. Imprimir durante años el doble de páginas en un equipo con un coste de impresión del doble que otro similar, es incurrir en un sobrecoste del 75% en esas páginas. Estos porcentajes de ahorro son incomparables a cualquiera de los otros más comúnmente manejados (los mencionados descuentos a proveedores, reducción del número de paginas innecesarias, etc).

La combinación de herramientas de contabilización de páginas (como mínimo de cada impresora) con el conocimiento suficiente para calcular y tener en cuenta los costes de impresión, y para analizar la adecuación técnica de los equipos a su uso, es la única fórmula para alcanzar ahorros reales y consistentes en la impresión.

Por estas ventajas y otras, de las que pueden seguir informándose en nuestra web, le invitamos a que disfrute de nuestra solución de monitorización, multimarca, independiente, y adaptada a sus necesidades.

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